相信大家對知識產權管理都有一定的了解，今天小編就跟大家簡單介紹下知識產權管理體系文件，包括文件的作用、步驟及其編制時的注意要點。
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知識產權管理體系文件的作用：
（1）描述組織的管理體系；
（2）將管理者的承諾和要求傳達給員工；
（3）提供做事的方法和路徑；
（4）達到工作的一致性；
（5）提供表明已經滿足要求的證據（各類記錄）；
（6）為體系的持續改進提供依據等等。
編寫知識產權管理體系文件時我們應該遵守以下五大原則：
（1）符合性原則：要符合標準及法律法規的相關要求；
（2）適宜性原則：要適合于組織的規模、產品性質、人員素質和管理現狀等。
（3）有效性原則：要滿足體系各相關方發展的需要；
（4）系統協調性原則：各級文件之間、同級中哥哥文件之間要相互協調、接口嚴密、不得互相矛盾，要體現文件及過程之前的相互關聯和相互作用；
（5）可操作性原則：責任明確、過程明確且要具有很強的可操作性。
了解了知識產權管理體系文件的作用和編寫原則以后，我們現在來看下文件編寫的步驟和分工：
（1）制定方針目標：管理者負責組織制定本企業的知識產權方針和目標；
（2）收集法律法規：知識產權主管部門組織各部門收集與本企業管理活動有關的法律不法規，并列出目錄；
（3）收集現有文件：知識產權主管部門組織各部門收集現有的各類管理文件、記錄，并列入目錄；
（4）分析識別過程：知識產權主管部門及各部門負責人共同分析、識別本企業管理體系所需的過程、子過程、微觀過程等，并按照過程的從屬關系和順序繪制出過程流程圖；
（5）列出文件清單：知識產權主管部門根據自身管理及其特點，以及標準的要求和法律法規的要求，列出所需編制文件的清單；
（6）制定編寫計劃：知識產權主管部門制定文件編寫計劃，進行編寫分工，規定各部門編寫要求；
（7）編寫文件：各部門編寫人員依據活動的結果編寫文件，適宜時可利用和修訂已收集的原有文件、記錄；
（8）負責人審查：各部門負責人對本部門編寫的文件，負責審查其符合性、適宜性、充分性及文件之間的一致性和協調性。
再跟大家簡單說明下在文件編制過程中需要注意的事項：
（1）避免模板化：不能單純為了貫標而貫標；
（2）文件編制要從實際出發，并且要考慮到認證范圍、條款的刪減問題；
（3）編制文件前要進行必要的培訓，包括對標準的深入了解和關于體系文件的撰寫等培訓；
（4）對照標準要求，應關注有無缺漏項，與標準要求是否有偏離；
（5）編寫文件的人員主要為企業人員，輔導機構可予以輔助；
（6）編寫時間表，要有明確的時間結點、明確的計劃、以及明確的任務委派；
（7）要滿足企業知識產權管理目標的發展要求，與企業現行制度相契合、利用原有管理文件（包括記錄文件）
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